タスク抽出の判定軸は「誰が手を動かすか」

タスクかどうかを決める軸は1つだけにしました。その作業で手を動かすのが自分かどうかです。

入れるのは、次のようなもの。

・広告の設定変更

・LP（広告の飛び先ページ）や、クリエイティブ（広告に使う画像や動画）の制作

・分析やレポートの作成

・調査

・先方へ出す資料の作成

外すのは3種類です。相手が動くもの、方針が決まっただけで作業が伴わないもの、すでに終わっているものです。相手が動くものには、資料の送付、社内でのヒアリング、撮影などが入ります。

書かれていなくても、必然的に発生する作業は入れる

議事録に書いてあることだけを拾うと、抜けが出ます。合意した内容から必ず発生する作業が、言葉になっていないことがあるからです。

たとえば、動画のあり・なしで広告のABテスト（2つの案を出し分けて比べる試し方）をすると決まったとします。議事録には「ABテストをする」としか残りません。実際に発生するのは、テスト用の広告グループを作り、それぞれの飛び先を用意する作業です。

私はこの種の作業も、タスクに入れさせています。

1行1タスクに割る。納期も優先度も書かない

形式は「クライアント名 / やること」の1行だけにしています。納期、優先度、担当者は書きません。

決めているのは、次の3つ。

・語尾は体言止めにする（「〜を停止」「〜を作成」「〜へ変更」）

・同じ施策でも、操作ごとに行を分ける（まとめない）

・数値の条件は括弧で残す（日予算◯円、上限クリック単価◯円など）

1行の形を例にすると「◯◯クリニック / 日予算を変更（日予算◯円）」。数値を残すのは、後から見て手が動く粒度にするためです。

クライアント名も、短い呼び名にそろえています。法人格は落とし、表記のゆれの対応表は1か所だけで管理する形です。

文字起こしの落とし穴3つ

議事録が文字起こしの場合、そのまま信じると間違いが混ざります。私が気をつけているのは3つです。

■ 話者のラベルを信用しない
要約に付く「Speaker 2」のような話者の番号は、議事録ごとに誰を指すかが変わります。番号を頼りに担当を割り振ると、相手のタスクが自分の一覧に混ざってしまいます。

私が手がかりにしているのは、「岸本さん、お願いします」のような呼びかけです。この呼びかけから、実際の担当を確かめさせています。要約に付いてくる「次の段取り」も粒度が粗いことがあるので、文字起こしの本文で裏を取ります。

■ 固有名詞は崩れる
音声からの文字起こしでは、固有名詞が崩れがちです。ツールの名前が別の言葉になっていたり、人名の字が違っていたりします。

崩れたままタスクにすると、検索しても見つかりません。文脈から直してから、タスクの行に書かせる決まりです。

■ 1本の議事録に、複数のクライアントが出てくる
法人の中に複数の拠点がある場合や、運営会社と事業のブランドが別の場合は、1回の打ち合わせに複数の名前が出てきます。このときは、行ごとに名前を出し分ける決まりです。

投稿には安全弁を付ける

抜き出したタスクは、自動でチャットへ投稿します。自動で書き込む仕組みには、安全弁を付けました。

1つは、投稿先の部屋を設定ファイルで固定したことです。API（サービスのデータをプログラムから扱う仕組み）が返す既定の部屋へ投げると、意図しない場所に流れます。もう1つは、その部屋のメンバーが2人以上いたら投稿せずに止めることです。自分専用の部屋である前提が崩れたときに、外へ出さないための安全弁として入れました。

認証の情報は、権限を絞った設定ファイルに置いています。手順書やプログラムの中に直接書きません。

議事録のタスク抽出は、1日の自動化の一部です。打ち合わせ以外も含めた全体の流れは、広告運用のAI自動化で作った5つの層にまとめました。

まとめ

・議事録からタスクを抜くときの軸は「誰が手を動かすか」の1つだけ

・合意内容から必然的に発生する作業は、書かれていなくても入れる

・1行1タスクにし、納期や優先度は書かず、数値の条件だけ括弧で残す

・文字起こしは話者ラベルと固有名詞が崩れる前提で、文脈から直してから使う

次の打ち合わせの議事録を開いたら、まず「相手が動く行」を消してください。残った行が、自分のタスクの候補になります。

この記事を監修した人

執筆：Claude Code スキル「ライティング君」

監修：岸本 成（合同会社1nd）

広告運用を起点に、SNS、ホームページ、店舗や施設での集客まで、全体の設計と実践を手がけています。

・2020年：広告運用者として活動を開始。SNSやGoogleマップの運用にも知見があり、広告以外の集客の相談にも数多く応えてきました

・2025年：AI導入支援事業を開始

・2026年6月：FDM（Forward Deployed Marketer。顧客の現場に入り、AIとマーケティングで集客の仕組みを作る専門家）として、集客支援の請負を開始。現在11のクライアント様で実施中

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